การจัดการสต็อกร้านกัญชาในไทย: SOP ควบคุมสินค้าแบบใช้งานจริง

เริ่มจากกฎข้อเดียว: รักษาประวัติไว้

ตรวจสอบกฎและแนวทางทางการ ณ วันที่ 5 กันยายน 2569 คู่มือนี้เน้นช่อดอกกัญชาในสถานประกอบการที่ได้รับอนุญาตและให้บริการผู้ป่วยในประเทศไทย เป็นแนวทางปฏิบัติงานทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย โปรดยืนยันแบบ ช่องทาง และกำหนดยื่นที่ใช้กับใบอนุญาตของคุณกับ DTAM หรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด

ยอดคงเหลือบอกว่าระบบคิดว่ามีกัญชาเท่าไร ส่วนประวัติสต็อกบอกว่ายอดนั้นเกิดขึ้นอย่างไร การรับ การจ่าย การโอน การตรวจนับ การสูญเสีย และการแก้ไขที่อนุมัติแล้วควรสร้างรายการเคลื่อนไหวพร้อมวันเวลา อย่าแทนที่ยอดเมื่อวานด้วยยอดนับวันนี้แล้วทิ้งผลต่าง

คู่มือสถานประกอบการฉบับปัจจุบันของ DTAM ให้ผู้ประกอบการดูแลการรับและจ่าย ตรวจบัญชีคลัง ป้องกันการเสื่อมสภาพหรือสูญหาย และเตรียมข้อมูลให้ตรวจสอบได้

• ตรวจช่อดอกจริงในพื้นที่เก็บที่ได้รับอนุญาต
• กระทบบัญชีการเคลื่อนไหวจากการรับและการจ่าย
• เปิดหลักฐานที่ใช้ทำ ภ.ท.27 ภ.ท.28 และใช้รับการตรวจ

สร้างข้อมูลสต็อกก่อนนำสินค้าเข้าชั้น

สร้างข้อมูลแบตช์ภายในแยกสำหรับแต่ละล็อตที่รับ เก็บล็อตแยกกันแม้ชื่อสายพันธุ์ ผู้จัดหา และราคาขายจะเหมือนกัน การรวมยอดจะทำให้ย้อนกลับไปหาเอกสารต้นทางไม่ได้

แบบ ภ.ท.27 ทางการให้กรอกวันที่ได้มา เลขใบอนุญาตและชื่อผู้รับอนุญาตที่จำหน่ายให้ ขนาดพื้นที่เพาะปลูกในกรณีที่เกี่ยวข้อง และปริมาณช่อดอกแห้งเป็นกรัม ข้อมูลภายในควรเพิ่มล็อตผู้จัดหา รหัสแบตช์ ใบส่งสินค้า หลักฐานแหล่งที่มา ตำแหน่งเก็บ และผู้ตรวจทาน

ตั้งสถานะแบตช์ที่รับใหม่ไม่ให้ขายจนกว่าพนักงานที่มีอำนาจจะตรวจเอกสารและปริมาณ ขั้นตอนพักรอตรวจนี้เป็นมาตรการปฏิบัติงาน ไม่ใช่ชื่อกระบวนการตามกฎหมายแยกต่างหาก

1. ตรวจรายการ

   เทียบผู้จัดหา สินค้า ล็อต และปริมาณที่คาดไว้กับคำสั่งซื้อ

2. ตรวจสภาพและชั่ง

   บันทึกค่าที่วัดได้ และเก็บทั้งค่าที่คาดกับค่าที่ส่งจริงเมื่อไม่ตรงกัน

3. สร้างแบตช์

   แนบเอกสาร ตำแหน่งเก็บ สถานะ ผู้รับ และผู้ตรวจทาน

4. ปล่อยขายหรือปฏิเสธ

   เก็บผลการตัดสิน เวลา และเหตุผล รวมถึงประวัติสินค้าที่ปฏิเสธรับ

บันทึกการเคลื่อนไหวในเวลาที่เกิดรายการ

พนักงานควรเลือกประเภทการเคลื่อนไหวที่ชัดเจนทุกครั้งที่สต็อกเปลี่ยน อย่านำสินค้าคืนกลับไปเป็นสินค้าขายได้ทันที เก็บทั้งรายการจ่ายเดิมและผลการพิจารณาสินค้าคืน

DTAM ระบุว่าผู้รับอนุญาตต้องแจ้งเป็นหนังสือโดยไม่ชักช้าเมื่อสมุนไพรควบคุมสูญหายหรือถูกโจรกรรม จึงต้องส่งผลต่างที่อธิบายไม่ได้ให้ผู้ถือใบอนุญาตหรือผู้จัดการรับผิดชอบประเมินและติดต่อหน่วยงาน

เชื่อมการจ่ายกับ ภ.ท.33 และ ภ.ท.28

ก่อนรับชำระ พนักงานต้องยืนยันผู้ป่วยและบริบทใบสั่งจ่ายที่ใช้ได้ แล้วเลือกแบตช์และปริมาณที่จะตัดออกจากสต็อก

แบบ ภ.ท.28 ทางการมีวันที่นำไปใช้ เลขบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง ชื่อผู้ซื้อ วันเกิดในกรณีที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์ เลขใบอนุญาตผู้ซื้อเมื่อจำเป็น และปริมาณกรัมแห้งที่จ่าย

คู่มือ PT27, PT28 และ PT33 อธิบายความสัมพันธ์ของแบบและข้อมูลใบสั่งจ่าย ควรจำกัดสิทธิให้พนักงานสต็อกทำงานกับแบตช์และปริมาณได้โดยไม่เปิดข้อมูลทางคลินิกเกินหน้าที่

DTAM: แบบ ภ.ท.27 และ ภ.ท.28 ทางการ ↗DTAM: แบบใบสั่งจ่าย ภ.ท.33 ทางการ ↗

• ตัวตนผู้ป่วยและบริบท ภ.ท.33 ที่ตรวจแล้ว
• สินค้า แบตช์ต้นทาง และปริมาณกรัมแห้ง
• ใบเสร็จ การชำระ สาขา พนักงาน และรายการเคลื่อนไหวสต็อก

ตรวจนับโดยไม่ลบผลต่าง

ตรวจนับถี่พอที่จะพบข้อผิดพลาดก่อนทบทวนรายงาน หากทำได้ให้ใช้การนับแบบไม่แสดงยอดคาด โดยให้ผู้ตรวจเห็นเฉพาะแบตช์และตำแหน่งก่อนบันทึกผล

กระทบยอดแต่ละแบตช์จากยอดยกมา บวกการรับ โอนเข้า และปรับเพิ่มที่อนุมัติ หักการจ่าย โอนออก การสูญเสียหรือทำลายที่อนุมัติ แล้วเทียบยอดคาดกับของจริง

การปรับยอดควรสร้างรายการใหม่ ไม่ควรย้อนแก้ข้อมูลรับหรือขายที่ทำให้เกิดยอดคาดเดิม

1. ควบคุมการเคลื่อนไหว

   หยุดหรือควบคุมรายการในพื้นที่ระหว่างการตรวจนับ

2. บันทึกผลจริง

   ชั่งทีละแบตช์และบันทึกก่อนเปิดยอดที่ระบบคาดไว้

3. นับซ้ำและสอบสวน

   ให้พนักงานอีกคนตรวจซ้ำและทบทวนรายการขาย โอน คืน และรับที่ยังเปิดอยู่

4. อนุมัติหรือยกระดับ

   ลงรายการปรับพร้อมเหตุผลหลังตรวจทาน และส่งต่อกรณีสูญเสียที่อธิบายไม่ได้

หมุนเวียนสต็อกตามแบตช์และสภาพ

แนวทางการจัดเก็บของ DTAM ครอบคลุมอุณหภูมิและความชื้นที่เหมาะสม การป้องกันแสงแดด การแยกจากสินค้าอื่น การไม่วางสัมผัสพื้น การควบคุมกลิ่นและควัน และความปลอดภัยจากการสูญหายหรือโจรกรรม

หากแบตช์มีวันหมดอายุหรือวันทบทวนที่ใช้ได้ พนักงานสามารถเลือกจ่ายแบบหมดอายุก่อนออกก่อน หรือ FEFO เฉพาะสต็อกที่ยังผ่านเงื่อนไข ห้ามให้ FEFO ข้ามสถานะพัก เอกสารที่ไม่ผ่าน หรือข้อจำกัดของแบตช์

• แบตช์ที่ใกล้วันหมดอายุหรือวันทบทวน
• สต็อกที่เอกสารแหล่งที่มาขาดหรือตำแหน่งไม่ตรง
• ยอดติดลบและแบตช์ที่มีผลต่างซ้ำ

เก็บการโอนสาขาเป็นสองเหตุการณ์ที่เชื่อมกัน

การโอนไม่ควรตัดยอดจากสาขาหนึ่งแล้วสร้างสต็อกใหม่ที่ไม่เกี่ยวกันในอีกสาขา เก็บปริมาณที่ขอ อนุมัติ และส่งจากต้นทาง แล้วให้ปลายทางบันทึกปริมาณที่วัดได้จริง

พักผลต่างไว้ตรวจสอบแทนการบังคับยอดรับให้เท่ากับยอดส่ง ทั้งสองสาขาควรเปิดข้อมูลผู้จัดหาและหลักฐานต้นทางได้

สอบถามหน่วยงานที่รับผิดชอบสถานที่แต่ละแห่งว่าต้องแสดงการโอนระหว่างสาขาในบัญชีและรายงานอย่างไร

กระทบ ภ.ท.27 และ ภ.ท.28 จากบัญชีการเคลื่อนไหว

ภ.ท.27 และ ภ.ท.28 ควรมาจากข้อมูลชุดเดียวกับที่ใช้เดินร้าน เทียบแหล่งที่มาใน ภ.ท.27 กับรายการรับที่อนุมัติ และเทียบการนำไปใช้หรือจ่ายใน ภ.ท.28 กับรายการออกที่เสร็จสมบูรณ์ ตรวจรายการยกเลิก ย้อน โอน และปรับก่อนอนุมัติ

แบบทางการกำหนดการรายงานรายเดือนและเปิดให้กรอกออนไลน์รายวัน แนวทาง DTAM ปัจจุบันกล่าวถึงการยื่นรายเดือนเช่นกัน แต่เอกสารที่เผยแพร่ใช้ถ้อยคำเรื่องวันตัดรอบไม่เหมือนกัน โปรดยืนยันกำหนดและช่องทางที่ใช้อยู่กับ DTAM หรือสำนักงานสาธารณสุขจังหวัด

เก็บหลักฐานการยื่นพร้อมข้อมูลต้นทาง คู่มือ DTAM ระบุให้เก็บบัญชีและหลักฐานที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยสามปี และเปิดตรวจได้ในเวลาทำการ

DTAM: ระบบรายงานสมุนไพรควบคุม ↗DTAM: คู่มือสถานประกอบการกัญชาทางการแพทย์ ↗

ใช้ตารางงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

ระบุบทบาทผู้รับผิดชอบใน SOP ผู้จัดการต้องรู้ว่าใครรับสินค้า ปล่อยแบตช์ อนุมัติผลต่าง และตรวจรายงาน

ทดสอบสเปรดชีตหรือ POS ร้านกัญชา

ผู้ประกอบการปริมาณน้อยอาจควบคุมข้อมูลด้วยแฟ้มและสเปรดชีตได้ แต่ยังต้องมีแบตช์ไม่ซ้ำ สูตรที่ป้องกันการแก้ สิทธิผู้ใช้ การสำรอง และประวัติการแก้ไข

ทดสอบ POS ด้วยแบตช์ตัวอย่างหนึ่งรายการ รับสินค้า จ่ายบางส่วน ย้อนรายการ ตรวจนับยอดที่เหลือ และเตรียมข้อมูลรายงาน ตรวจว่าผู้จัดหา หลักฐาน แบตช์ และการอนุมัติยังเชื่อมกันทุกขั้น

PorThorOS เชื่อมหลักฐานผู้จัดหาและแบตช์กับการรับ การจัดเก็บ การนับ การโอน การจ่ายที่ตรวจ ภ.ท.33 และข้อมูลรายงาน ซอฟต์แวร์ไม่แทนการตรวจทานของผู้ถือใบอนุญาตหรือคำตัดสินของหน่วยงาน

เตรียมรับการตรวจจากงานในกะวันนี้

หยิบช่อดอกหนึ่งแบตช์จากชั้น ให้พนักงานที่มีสิทธิเปิดใบอนุญาตผู้จัดหา หลักฐานแหล่งที่มา ข้อมูลรับ ปริมาณตั้งต้น การเคลื่อนไหว ยอดปัจจุบัน และรายการรายงานที่เกี่ยวข้อง

จากนั้นเลือกรายการจ่ายให้ผู้ป่วยที่เสร็จแล้วหนึ่งรายการ แล้วย้อนไปหา ภ.ท.33 แบตช์ต้นทาง ปริมาณ ใบเสร็จ พนักงาน และข้อมูลรายงาน บันทึกช่องว่างแต่ละจุดและกำหนดผู้รับผิดชอบ

หากต้องการดูระบบด้วยสถานการณ์ของร้าน ใช้ข้อมูลตัวอย่างและไม่นำข้อมูลผู้ป่วยจริงมาใช้ในการสาธิต