สต็อกและการจัดซื้อ

Inventory แยกข้อมูลตามงาน เพื่อให้ทุกการเปลี่ยนสต็อกเก็บต้นทาง ล็อต ห้อง พนักงาน และเอกสารไว้ครบ

1. ใช้ Products เพื่อดูสินค้าพร้อมขาย สต็อกคงเหลือ สินค้ารับเข้า ต้นทางล็อต การแสดงที่เช็กเอาต์ และการเคลื่อนไหวล่าสุด
2. ใช้ Rooms เพื่อกำหนดพื้นที่เก็บสต็อกของสาขาและเริ่มนับตามห้อง
3. ใช้ Suppliers และ Purchase orders สำหรับการจัดซื้อและรับของที่อนุมัติแล้ว
4. ใช้ Transfers เพื่อย้ายล็อตที่ระบุได้ระหว่างสาขา
5. ใช้ Counts เพื่อนับสินค้าจริงแบบรายสินค้า รายห้อง หรือทั้งชั้น
6. ใช้ Adjustments สำหรับการแก้ยอด การนับซ้ำ การสูญหาย หรือความเสียหาย
7. ใช้ History เพื่อกรองและส่งออกบัญชีการเคลื่อนไหวถาวร

เปิดรายละเอียดสินค้าก่อนแก้สต็อก เพื่อระบุล็อตและการเคลื่อนไหวล่าสุดที่อธิบายยอดคงเหลือได้

1. เปิด Inventory › Products แล้วค้นหาด้วยชื่อสินค้า SKU หรือล็อต
2. เลือก Open stock detail ที่สินค้า
3. ตรวจ Sellable stock, Incoming และ Checkout visibility
4. ใต้ Source ให้ตรวจผู้จัดหา รหัสล็อต วันหมดอายุ และจำนวนของแต่ละล็อต
5. ใต้ Movement history ให้ตรวจรายการล่าสุดก่อนเลือก Receive stock หรือ Adjust stock

ค่าแทนที่ระดับสาขาสามารถเปลี่ยนโปรไฟล์ ราคา/หน่วย หรือการแสดงที่เช็กเอาต์ โดยไม่แก้ข้อมูลเริ่มต้นของสินค้า

1. เปิด Inventory › Products แล้วเปิดรายละเอียดสต็อกของสินค้า
2. เลือก Edit branch pricing
3. เลือก Price profile หรือคงค่า Product default
4. กรอก Unit price (THB) เมื่อสาขาต้องใช้ราคาเฉพาะ
5. ตั้ง Visible at checkout แล้วเลือก Save override

ผู้จัดหารายใหม่เริ่มเป็นแบบร่าง เพราะยังรับสต็อกไม่ได้จนกว่าเอกสารกำกับที่จำเป็นจะผ่านการตรวจ

1. เปิด Inventory › Suppliers แล้วเลือก Add supplier
2. กรอก Supplier name และ Legal company name หากมี
3. เลือก Product supplied แล้วกรอก Location, Contact name และ Phone / LINE
4. ตั้ง COA requirement เป็น Required per batch, On file for current batches หรือ Not required
5. เพิ่ม Internal notes แล้วเลือก Save supplier draft

ใบสั่งซื้อบันทึกสินค้าและต้นทุนที่คาดไว้ แต่จะยังไม่เปลี่ยนสต็อกจนกว่าจะรับของ

1. ตรวจว่าผู้จัดหามีสถานะ Active แล้วเปิด Inventory › Purchase orders และเลือก New PO
2. เลือก Purchase order supplier แล้วกรอก Purchase order date
3. เพิ่ม Expected arrival และ Purchase order note หากใช้
4. เพิ่มสินค้าแต่ละรายการครั้งเดียวพร้อมจำนวนและต้นทุนต่อหน่วย
5. ตรวจ shipping, VAT, subtotal และ total
6. เลือก Save draft หรือ Create & send PO

รับเฉพาะจำนวนที่ส่งมาจริง จำนวนที่รับไม่ครบจะค้างในใบสั่งซื้อเพื่อรับภายหลัง

1. เปิด Inventory › Purchase orders เลือก Open ที่ PO แล้วเลือก Receive delivery
2. เลือก Purchase order receipt room แล้วกรอก Delivery note
3. กรอก Quantity to receive, Batch code และ Expiry date ของแต่ละรายการที่ส่งมาเมื่อเกี่ยวข้อง
4. ตรวจว่าจำนวนไม่เกินยอดสั่งซื้อที่เหลือ
5. ตรวจว่าผู้จัดหามี COA ที่ผ่านการตรวจเมื่อกฎ COA กำหนด
6. เลือก Check in stock

การรับตรงจะลงล็อตของสาขา 1 ล็อต ควรใช้เมื่อไม่มีใบสั่งซื้อเดิมที่ตรงกับการส่งของนี้เท่านั้น

1. เปิด Inventory แล้วเลือก Receive stock
2. เลือก Product, Supplier ที่ใช้งานอยู่ และ Room ปลายทาง
3. กรอก Quantity received และ Unit cost
4. กรอก Expiry date เฉพาะสินค้าที่มีวันหมดอายุ
5. กรอก Batch or lot และ Delivery note ที่ระบุเหตุการณ์ต้นทาง
6. ตรวจว่ามี COA ที่ผ่านการตรวจเมื่อจำเป็น แล้วเลือก Check in stock

Rooms ระบุตำแหน่งจริงของสต็อกและกำหนดว่าสต็อกนั้นจ่ายให้เช็กเอาต์ได้หรือไม่

1. เปิด Inventory › Rooms แล้วเลือก Add room หรือเลือก Edit ที่ห้องเดิม
2. กรอก Room name และ Purpose
3. ตั้ง Checkout access เป็น Visible stock หรือ Backroom only
4. ตั้ง Default count เป็น All stock in room, Flower only หรือ Oil only
5. เลือก Add room หรือ Save room

เลือกขอบเขตการนับที่เล็กที่สุดซึ่งตรงกับงานจริงที่กำลังทำ

1. เลือก Count stock หรือเปิด Inventory › Counts แล้วเลือก Start count
2. เลือก One product เพื่อนับทุกล็อตปัจจุบันของสินค้าหนึ่งรายการ
3. เลือก One room เพื่อนับทุกล็อตในพื้นที่หนึ่ง
4. เลือก Full shelf เพื่อนับสต็อกปัจจุบันทั้งหมด
5. เลือก Product หรือ Room เมื่อจำเป็น แล้วเลือก Start count

กรอกจำนวนที่มีอยู่จริงโดยไม่ใช้ยอดที่ระบบคาดไว้เป็นเป้าหมาย

1. นับแต่ละล็อตจริงแล้วกรอก Counted stock
2. ออกจากช่องเพื่อให้ PorThorOS บันทึกบรรทัดและแสดงยอดที่คาดไว้
3. ทำต่อจนทุกบรรทัดถูกนับ
4. เลือก Review count
5. เมื่อทุกยอดตรงกัน เลือก Finish count

ส่วนต่างจะเป็นการเคลื่อนไหวสต็อกถาวรเมื่อบันทึกเหตุผลและการอนุมัติที่จำเป็นแล้ว

1. จาก Review count ให้ตรวจจำนวนที่นับได้และจำนวนที่คาดไว้ทุกบรรทัด
2. เลือก Reason สำหรับทุกล็อตที่ยอดไม่ตรง
3. กรอก Manager PIN เมื่อระบบขอการอนุมัติจากผู้จัดการ
4. เลือก Post adjustment
5. หากบันทึกหรือลงรายการไม่สำเร็จ ให้เก็บค่าที่กรอกไว้และเลือก Retry แทนการเริ่มนับใหม่

ใช้ Adjust stock หลังทราบแล้วว่าเหตุใดจำนวนล็อตที่บันทึกไว้จึงไม่ตรงเท่านั้น

1. เลือก Adjust stock แล้วเลือก Adjustment reason: Add stock correction, Inventory recount หรือ Loss or damage
2. เลือก Adjustment product และ batch
3. กรอก Quantity to add, Physical quantity counted หรือ Quantity to remove ตามเหตุผล
4. กรณีสูญหายหรือเสียหาย ให้เลือก Disposal reason และ Method เพิ่ม Witness หากใช้ กรอก Manager PIN และ Disposal note
5. เลือก Post adjustment

Process บันทึกการใช้วัตถุดิบและผลผลิตพร้อมกัน เพื่อให้ล็อตใหม่ย้อนกลับไปยังต้นทางได้

1. เลือก Process
2. เลือก Source product และ batch แล้วกรอก Quantity consumed
3. เลือก Finished product กรอก Quantity created แล้วเลือก Finished room
4. กรอก Finished batch และ Expiry date เมื่อเกี่ยวข้อง
5. กรอก Waste from source, Manager PIN และ Processing note หากใช้
6. เลือก Process stock

การโอนจะย้ายล็อตที่เลือกผ่านขั้นขอ อนุมัติ ส่งออก และรับที่ปลายทาง

1. เปิด Inventory › Transfers แล้วเลือก New transfer
2. เลือกปลายทางและเพิ่มสินค้า ล็อต และจำนวนจากต้นทางแต่ละรายการ
3. เลือก Send for approval
4. กรอก Manager PIN แล้วเลือก Approve transfer
5. เลือก Dispatch transfer สถานะจะเป็น In transit
6. ที่ปลายทาง เปิดรายการโอนแล้วเลือก Receive all

เมื่อของที่ได้รับต่างจากของที่ส่ง ปลายทางต้องบันทึกจำนวนจริงก่อนรับเข้าสต็อก

1. ที่ปลายทาง เปิดรายการโอนสถานะ In transit
2. กรอก Received quantity ของแต่ละบรรทัด
3. เลือก Variance reason และกรอก Variance note เมื่อจำเป็น
4. เลือก Record variance
5. ตรวจสถานะ Variance แล้วเลือก Accept quantities & close

History คือบัญชีการเคลื่อนไหวถาวร ควรตรวจที่นี่ก่อนทำรายการปรับแก้

1. เปิด Inventory › History
2. ใช้ Search inventory history ค้นหาสินค้า SKU ล็อต หรือเอกสาร
3. กรองด้วย Reason, Employee, From date และ To date
4. ตรวจ Date, Item, Change, Reason และ Document ของแต่ละผลลัพธ์
5. เลือก Export CSV เพื่อดาวน์โหลดมุมมองที่กรองอยู่